Le processus de départ d’un salarié ou offboarding se résume trop souvent à la gestion de formalités administratives. Or, de plus en plus d’entreprises prennent conscience des enjeux associés à cette dernière étape du parcours d’un collaborateur.
Les employeurs ont tout à gagner en faisant en sorte que la séparation avec leurs salariés se déroule du mieux possible. Un offboarding bien géré impacte positivement l’image de l’entreprise hors de ses murs. Il favorise également l’engagement des salariés dans leur travail et leur rétention.
Pour assurer le départ d’un employé dans les meilleures conditions, un processus d’offboarding ne s’improvise pas. Le cabinet de recrutement Rinnovo détaille les enjeux de cette phase cruciale pour votre marque employeur. Découvrez des pistes concrètes afin de mettre en place une stratégie gagnante pour les deux parties.
L’offboarding, une étape négligée dans le parcours des salariés
Les entreprises investissent beaucoup de temps et d'énergie pour réussir l’onboarding de leurs nouvelles recrues. Elles veulent s'assurer que ces dernières démarrent du bon pied et trouvent leurs marques rapidement. C’est également le cas dans le cadre d’un onboarding digital. La dernière des étapes du parcours collaborateur, quant à elle, arrive souvent en queue de peloton.
Priorité au recrutement et à l’onboarding des derniers arrivés
Il faut dire que le départ d’un employé rend le processus délicat. L’offboarding reste une phase de rupture, que le salarié parte de son propre chef ou que son employeur le congédie. Entre tristesse, incertitude ou frustration, de nombreuses émotions s’entremêlent, tant pour l'employé qui quitte l'entreprise que pour l'équipe qui reste.
La négligence de l’offboarding tient aussi au fait que les entreprises font face à une course contre la montre pour remplacer les employés sur le départ. Elles mettent alors l’accent sur le recrutement et l’intégration des derniers arrivés. En général, un employeur offre plus de visibilité aux salariés lors de leur entrée dans l’entreprise que lors de leur sortie, exception faite peut-être pour les départs en retraite.
Des méthodes d’offboarding perfectibles
La façon dont les entreprises gèrent le départ d’un collaborateur a une incidence sur les employés qui restent. L’étude menée par l’institut de sondage poll&roll pour le compte de la startup RH HeyTeam propose un éclairage intéressant sur la perception des managers en matière d’offboarding. 81 % d’entre eux estiment qu’ils possèdent les ressources suffisantes pour conduire les départs.
Mais le point de vue des salariés est plus nuancé lorsqu’ils sont témoins du départ de l’un de leurs pairs. 53 % pensent que l’entreprise réagit bien lors de cette période. Les 47 % d’employés répondant par la négative affirment que cette transition pourrait mieux se dérouler. D’ailleurs, seuls 37 % des sondés estiment que l’entreprise gère correctement les départs subis.
Chiffre plus inquiétant, menant directement au désengagement des salariés : 43 % des collaborateurs interrogés avouent que le départ de leurs collègues (associé au management de leur offboarding) a altéré leur relation avec leur employeur. Ils mettent principalement en cause le manque d’information et d’accompagnement. L’aspect affectif entre également en jeu. Le départ d’un collègue peut pousser un collaborateur à prendre le large, lui aussi.
Les 5 enjeux majeurs liés au processus d’offboarding
L’offboarding apparaît comme une étape décisive pour toute entreprise qui souhaite soigner sa marque employeur. Un processus efficace contribue à maintenir des relations positives avec les anciens employés et à renforcer l’engagement des collaborateurs dans l'entreprise, ce qui impacte directement sa croissance à long terme.
1 - Réduire les litiges entre employeur et salarié
En cas de licenciement ou de départ conflictuel, un offboarding inapproprié accroît le risque de litiges juridiques dans le futur. Au contraire, un processus bien pensé permet de minimiser ces risques. Il garantit que toutes les obligations légales, telles que les délais de préavis, les paiements de congés et les avantages sociaux, sont respectées. L’offboarding inclut la rédaction d'accords de départ clairs, voire de lettres de recommandation.
2 - Valoriser sa marque employeur
Il vaut mieux que vos anciens employés deviennent vos meilleurs ambassadeurs, n’est-ce pas ? Un offboarding bâclé ternit la réputation de votre entreprise. Les employés qui quittent leur poste parleront de leur expérience à d'autres et ne se priveront pas de donner leur avis, soyez-en certain. Les réseaux sociaux amplifient ce phénomène, ainsi que le site Glassdoor, qui publie des avis sur les entreprises. En améliorant votre processus d’offboarding, vous préservez l’image de votre entreprise.
3 - Faciliter la transmission des connaissances entre les membres de l’équipe
Lorsqu'un employé quitte votre entreprise, il emporte avec lui une partie de son savoir-faire et de son expérience. Pour maintenir la continuité des projets et développer l’esprit d’équipe, l’idéal est de faciliter la transmission des connaissances.
L’offboarding inclut par exemple des entretiens avec les membres de l'équipe restante, des sessions de formation, la création de documents expliquant les procédures. L'employé sortant partage ainsi son savoir-faire, ses compétences et ses expériences avec ses collègues ou son successeur. Cela garantit une transition en douceur pour l'équipe, tout en évitant les frictions opérationnelles après le départ du collaborateur.
4 - Bénéficier d’avis constructifs
Les entreprises qui occultent l’étape de l'offboarding se privent de retours précieux. Une stratégie efficace repose sur des entretiens de sortie et des questionnaires invitant les employés à partager leurs préoccupations et leurs suggestions de manière constructive. Charge à l’employeur d’analyser ensuite ces informations. Ces différents points de vue invitent les Ressources Humaines à identifier les problèmes internes, à améliorer les processus et l’environnement de travail.
5 - Attirer et fidéliser les talents
Un offboarding mené avec brio laisse une impression positive aux employés sortants. C’est la preuve que l’entreprise s’attache au bien-être de ses employés, de leur arrivée à leur départ. Ces derniers pourraient d’ailleurs envisager de revenir travailler dans l'entreprise à l'avenir ou de la recommander à leurs contacts. Le phénomène de salarié “boomerang” prend de l’ampleur. Dans tous les cas, la manière dont une organisation prend en charge les départs affecte les employés restants. Sur le long terme, cela a des répercussions sur leur motivation et leur fidélité.
5 pistes pour mettre en place une stratégie d’offboarding efficace
Une stratégie d'offboarding cohérente repose sur une planification minutieuse, une communication efficace et un minimum de flexibilité. Il s’agit de s'adapter aux besoins individuels des employés sortants. La stratégie s’aligne idéalement avec les valeurs de l'entreprise et ses objectifs en matière de gestion des Ressources Humaines.
1 – Évaluer les besoins et les objectifs à atteindre
Identifiez les besoins spécifiques de votre entreprise en matière d'offboarding, en fonction de sa taille, de son secteur d'activité et de ses valeurs. Considérez les objectifs que vous désirez atteindre. Qu'il s'agisse de préserver la réputation de l'entreprise, de favoriser la transmission des connaissances, de planifier la succession ou de fidéliser les talents, que souhaitez-vous accomplir lorsqu’un employé quitte son poste ? Ces questions restent fondamentales pour établir des procédures d’offboarding claires et cohérentes.
2 – Communiquer en interne
Privilégiez une communication transparente pour éviter les zones de turbulences et apaiser les inquiétudes des uns et des autres. Dès que le départ de l'employé se confirme, informez les membres de l’équipe. Cela tiendra à distance les rumeurs et autres spéculations. Bien entendu, assurez-vous de respecter la confidentialité quant aux raisons du départ de l'employé. Rappelez que votre porte reste ouverte. Invitez chaque collaborateur à poser des questions et à exprimer ses préoccupations.
3 – Personnaliser le processus d’offboarding
La personnalisation de l’offboarding répond aux besoins individuels de l’employé et permet d’adapter vos processus. Grâce à un entretien individuel avec l'employé sortant, vous appréhendez davantage ses motivations, ses préoccupations et ses objectifs pour la suite. Sur cette base, élaborez un plan d'action spécifique. Un collaborateur peut avoir besoin d'aide pour trouver un nouvel emploi, quand un autre nécessite un accompagnement émotionnel. Encouragez l'employé sur le départ à commenter son expérience d'offboarding afin d’obtenir des pistes d’amélioration.
4 – Anticiper la transition
Planifiez la transition tant que le salarié est encore en poste. Identifiez ses tâches, ses responsabilités et les projets auxquels il participe. Quel sera son remplaçant ou, du moins, quel plan de succession envisagez-vous ? Encouragez l'employé sortant à documenter ses processus et à transmettre ses connaissances ainsi que ses compétences clés, autant d’informations précieuses pour son successeur.
Informez les membres de l'équipe de la manière dont cette transition affectera leurs propres rôles, leurs tâches et leurs projets. Assurez-vous que ceux qui restent sont aptes à prendre des responsabilités supplémentaires si tel est le cas. Facilitez la transmission des contacts professionnels et des relations avec les clients et les partenaires. Et surtout, profitez-en pour remercier vos équipes et souligner leur investissement.
5 – Garder le contact après l’offboarding
Garder le contact après l'étape de l’offboarding est une pratique trop souvent sous-estimée. Vos anciens employés font partie de votre réseau professionnel. Ces contacts sont précieux, que ce soit pour nouer de nouveaux partenariats, ou toucher plus largement de futurs postulants. Les employés satisfaits de leur expérience sont davantage susceptibles de recommander votre entreprise à leur cercle amical et professionnel. Et qui sait, peut-être que ces employés brigueront à nouveau un poste dans votre société à l’avenir ? Maintenir le lien facilite donc un retour éventuel à moyen ou à long terme.
Vous l’aurez compris : l’offboarding représente bien plus qu’une formalité administrative. Ce processus vous invite à transformer le départ d’un salarié en expérience positive. Par ricochet, cette stratégie RH renforce votre marque employeur et attire les jeunes talents comme les profils seniors. Certains de vos collaborateurs ont décidé de s’envoler vers de nouvelles aventures ? Le cabinet Rinnovo vous épaule dans vos recrutements, notamment dans le domaine juridique.
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